¡Cuidado!: Tu papelera habla

Magda Revetllat

El periódico económico Cinco Días publicó en una ocasión una curiosa circunstancia: en una oficina dejaron un documento en el fax, listo para ser enviado al día siguiente, era un presupuesto que se enviaría para optar a ser proveedores de una gran empresa. A la hora de cerrar los empleados se fueron pero… se olvidaron del gato. En el recinto se alojaba un gato que se encargaba de caza nocturna de ocasionales "visitantes"y esa noche pasó andando por encima del fax, de manera que lo accionó y el documento se envió al último número que el aparato tenía registrado. La mala suerte fue que la información sobre el presupuesto llegó hasta la competencia. 

Ejemplos de información fugada los hay a miles, son causados por la fatalidad, por descuido o, directamente, por prácticas deshonestas. 

Por regla general, tanto en los centros de enseñanza de negocios como en las propias empresas, se advierte de la importancia de la confidencialidad: no se habla de nuevas áreas de negocio fuera de la empresa, ningún documento puede salir de ella, incluso los emails y las llamadas pueden ser restringidos dentro del ámbito laboral. En cuanto a la documentación escrita, o bien la empresa cuenta  con aparatos para su destrucción o se confía a empresas de reciclaje que entregan un documento conforme todo se ha destruido. ¿Es necesario recordar la película Erin Brockovich para constatar la importancia de la eliminación de la documentación comprometedora? ¿O los casos del espionaje "de altos vuelos", en el que varias personas se infiltran en el avión, para escuchar las conversaciones  del equipo enviado a una importante negociación?

Por supuesto que existen actualmente métodos para falsificar documentación, de hecho han existido siempre como muestra la película Catch me if you can, pero se trata de no ponerlo fácil con la práctica de una simple rutina:

· Nunca dejar armarios o archivos abiertos si vamos a ausentarnos de la oficina

· Igualmente por lo que respecta al ordenador

· Si es una oficina abierta al público, cuidado con el material que se deja sobre la mesa

· Cuidado con lo que olvidamos en la impresora, la fotocopiadora o el fax… sobretodo si la empresa tiene a un gato en nómina

· Nunca entregar sobres, facturas o cartas con logotipo en blanco, ya que pueden ser usados para usurpar la identidad de la empresa

· Cuidado a quien enviamos un email. Aquí conviene revisitar las tribulaciones de la protagonista del libro de Allison Pearson. 

· Y… ¡Cuidado!: Tu papelera habla 

Y si no lo crees puedes ver a continuación Ladies Who Do, una simpática comedia británica en la que un grupo de empleadas de la limpieza recolectan todo lo que se ha tirado a la papelera, y los resultados son  sorprendentes.

Enjoy.  

Vampiros emocionales

Por Maite Lamiel

Las emociones son contagiosas, y esto tiene su lado bueno y su lado malo. El lado bueno es que las personas positivas y alegres nos contagian su vitalidad. El lado  malo es que hay personas que hacen justo lo contrario: nos agotan. Son las personas tóxicas, los vampiros emocionales.

Para tratar con personas así es importante tener en cuenta una primera cuestión: la gente no cambia. Hagamos lo que hagamos, no vamos a poder cambiar su forma de ser. Aceptar esto contribuirá a elevar nuestro nivel de tolerancia, y a centrarnos en tomar medidas que sí sean efectivas para protegernos de los vampiros emocionales.

Vamos a ver algunas de las estrategias que pueden adoptar estas personas, y cómo hacerles frente:

• Enfados desproporcionados. Todo el mundo tiene derecho a enfadarse, pero hay personas que utilizan el enfado como medida de presión para conseguir sus objetivos.

• Solución: actúa asertivamente, no permitas que te griten ni te falten al respeto. Abandona la conversación si esa persona no se calma.

• Chantaje emocional. Es una forma clara de intento de manipulación que utiliza el sentimiento de culpa o la necesidad que tenemos todas las personas de sentirnos valoradas. Si te sientes culpable por negar algo a alguien, o te incomoda tener que dar una respuesta determinada, es probable que estés siendo víctima de un chantaje emocional.

• Solución: mantente seguro de tí mismo. Si la otra persona tiene derecho a pedirte alguna cosa, tú también tienes derecho a negarte a ello. Si es necesario, utiliza la técnica del disco rayado: repetir una y otra vez tu negativa. 

• Comentarios negativos. Hay personas que siempre encuentran el lado negativo a cualquier propuesta que hagamos, o a cualquier cosa que se les cruce por delante.

• Solución: en esta vida todo tiene su lado positivo y su lado negativo. Estas personas pueden ofrecernos un repaso de ese lado negativo, y eso podemos aprovecharlo. Pero no nos quedemos ahí, que su aportación nos sirva de contrapunto, pero no de tope.

Una última cuestión a tener en cuenta es que nosotros podemos modificar nuestro estado emocional siempre que lo deseemos.

Busca canciones que te animen, y asegúrate de poder escucharlas en los momentos en que lo necesites. Aprende técnicas de relajación y respiración que te ayuden a mantenerte en un buen tono. Haz una recopilación de historias inspiradoras que puedas repasar cuando necesites tener una emoción activadora. Date un paseo, o haz ejercicio físico, o ponte un fondo de pantalla alegre en el ordenador...

En definitiva: busca los estímulos que te hacen sentir bien, y ponlos en tu vida cuando lo necesites.

Sorry?

Por Marisa Rey

No hay discusión sobre la importancia de saber idiomas, especialmente inglés, para cualquier trabajo, profesión e incluso a nivel personal cuando viajamos o queremos conectar con personas de diferentes países. Anhelamos mejorar el idioma que un día dejamos o aprender uno nuevo, sin embargo, por diversas circunstancias, no siempre podemos. Por ello, para todas aquellas personas que deban pasar una llamada o tomar nota de un mensaje, les facilitamos las frases más recurrentes para que poco a poco vayan adquiriendo confianza para retomar el inglés olvidado.

No hi ha discussió sobre la importància de saber idiomes, especialment anglès, per a qualsevol treball, professió i fins i tot en l’àmbit personal quan viatgem o volem connectar amb persones de diferents països. Anhelem millorar l'idioma que un dia vam deixar o aprendre un de nou. No obstant això, per diverses circumstàncies, no sempre podem. Per aquest motiu, per a totes aquelles persones que hagin de passar una trucada o prendre nota d'un missatge, els facilitem les frases més recurrents perquè a poc a poc vagin adquirint confiança per reprendre l'anglès oblidat.

(Nombre de la empresa), ¿puedo ayudarle? (Nom de l’empresa), ¿puc ajudar-lo?

(Company name), Can I help you?

Buenos días, el Sr./a xxxx, por favor? Bon dia, el Sr./a xxxx, si us plau?

Good morning, can I speak to Mr./Mrs. Xxxx, please?

Quisiera hablar con xxxx. Voldria parlar amb xxxx

I would like to speak to xxx, please

¿De parte de quién? De part de qui?

Who is calling, please?

De parte del Sr./ de la Sra xxxx. De part del Sr./de la Sra. xxxx

This is Mr. Xxxx

¿De qué empresa? De quina empresa?

From which Company?

¿Puede deletreármelo, por favor? Pot lletrejar-m’ho, si us plau?

Can you spell it, please? 

¿Desde dónde llama (ciudad, país)? Des d’on truca (ciutat, país)?
Where is your company from?

¿A qué se dedica su empresa? A què es dedica la seva empresa?
What type of company is it?

¿De qué se trata, por favor? De què es tracta, si us plau?
What is it about, please?

Le paso, no cuelgue por favor. Li passo, no pengi si us plau.

I'll put you through, please hold on.

Lo siento, el Sr./a xxx está ocupado/a, está comunicando.

Ho sento, el Sr./la Sra.  Xx/ està ocupat/ocupada.

I’m afraid Mr./Mrs is busy/speaking  on the other line.

¿Puede esperar o llamará más tarde? Pot esperar o trucarà més tard?

Can you hold on or will you call back later?

Lo siento, pero nadie responde. Ho sento, però ningú respon.

I’m sorry but there’s no reply. 

Lo siento, no estará hasta mañana. Ho sento, no hi serà fins demà.

I’m afraid he/she’ll be out all morning. 

No le puede atender ahora, está en una reunión/vacaciones/enfermo-enferma.

No el pot atendre ara, està en una reunió/vacances/malalt-malalta.

He/She’s not available at the moment, he/she's in a meeting/on holiday/ill.

No ha llegado todavía. No ha arribat encara.

He/She has not arrived yet.

Me temo que hoy no está en la oficina. Em temo que avui no està a l’oficina.

I’m afraid he/she’s not in today.

Lo siento, no está en la oficina. Ho sento, no està a l’oficina.

I’m afraid he/she isn’t in at the moment.

¿Quiere volver a llamar? Vol tornar a trucar?

Would you like to call back later?

¿Desea dejar un mensaje? Vol deixar un missatge?

Would you like to leave a message?

¿Le puedo dejar un mensaje? Li puc deixar un missatge?

Can I give him/her a message?

¿Me da su número de teléfono? Em dóna el seu número de telèfon?

Can you give me your telephone number, please?
May I have your telephone number, please?

El Sr/a. Xxx le llamará cuando vuelva. El Sr./La Sra. Xx li trucarà quan torni.

Mr./Mrs XX will call you when he/she comes back.

Le haré llegar su mensaje. Li faré arribar el seu missatge.

I will give him/her your message.

Gracias por su atención. Mercès per la seva atenció.

Thank you for your attention.

De nada/no hay de qué. De res.

You are welcome/don’t mention it.

Oficinas en pantalla (2)

M. Revetllat

More than a secretary
Película de 1936

La profesora de una escuela de secretariado ve, con cierta frustración, como sus alumnas consiguen buenos puestos y, en ocasiones, buenos maridos. Por un malentendido será contratada en el puesto de secretaria y, a raíz del equívoco, ella aprovechará la ocasión para dar un cambio a su vida. 

Baby Boom

La película Baby Boom, protagonizada por Diane Keaton,  muestra la historia de una mujer que quiere dedicar su vida a su trabajo, pero se ve en la obligación de ocuparse de la hija de un familiar fallecido. 

Sin ayuda alguna, por parte de la empresa, para que pueda seguir en su puesto de responsabilidad y, con un asistente, formado por ella, que aprovecha la ocasión  en beneficio propio, tomará la decisión de dejar la empresa. Se establecerá en una comunidad rural, lejos de los negocios y de la gran ciudad, sin embargo, su espíritu emprendedor, le llevará a iniciar un pequeño gran proyecto.    

Las secretarias

Película española, ambientada en las oficinas de una empresa, que refleja la relación que cada una de las secretarias tiene con su jefe directo. Escenas que tal vez ahora serían impensables... o tal vez no: una secretaria que se encarga de su jefe como si fuera de su anciano abuelo, otra secretaria enamorada de su jefe que está casado, otra secretaria  que se casa y deja el puesto pero que se aburre en su papel de ama de casa y vuelve al trabajo… 

Una generación de mujeres en la España de no hace tanto. 

El jefe de todo esto

Del controvertido director Lars Von Trier, una comedia -no tan comedia, a ratos- de oficina: un empresario se ha escudado siempre en su socio, que no existe, para anunciar las malas noticias como los despidos, pero un día deberá presentar a este socio, de manera que contrata a un actor para que haga el papel. Como es de esperar, todo se va por caminos inesperados.

Las escenas son rígidas, con cámara fija, en ocasiones como si fuera la cámara de seguridad de la oficina, los empleados aportan sus problemas personales a los de la empresa y el final es sorprendente.

¿Todavía no la has visto?

                                                                                  Continuará...

Atajos para trabajar con Word: teclado Vs. mouse.

Por Silvia Soriano

Uno de los procesadores de texto más utilizados hoy en día en las empresas y a nivel privado es Word. Si bien podemos hacer uso del mouse para acceder a determinadas funciones, como abrir un documento, seleccionarlo, para copiarlo o cortarlo, ir al principio o al final del mismo, centrar un texto, alinear a la izquierda, a la derecha, etc, contamos también con la posibilidad de combinar algunas teclas para acceder más rápidamente a dichas funciones, lo que resulta muy útil si queremos ganar tiempo, sobretodo si estas funciones se utilizan de manera frecuente. 

Quizás en un principio pueda parecer complicado memorizarlas, pero ya os decimos que con la práctica, dicha tarea se convierte en algo casi automático y nos permite agilizar tanto nuestro trabajo, que pronto nos olvidaremos de ir buscando en la cinta de opciones o sobre los iconos con el ratón.

Recordaros también que la opción de combinar teclas no solo sirve para trabajar con Word, ya que Windows nos permite hacer uso de las mismas combinaciones para todos los programas de office como Excel. 

En esta ocasión, hemos hecho un pequeño recopilatorio de las combinaciones más prácticas y comunes que nos ofrece la tecla Control, para dar formato a nuestros documentos y realizar otras operaciones:

Ctrl+ A Abre la ventana para buscar un documento guardado

Ctrol+R: Cierra el documento

Ctrl+G: Guardar (no como como documento nuevo, sino a un documento ya existente)

Ctrl+E: Seleccionar todo

Ctrl+ C: Copiar la selección

Ctrl+V: Pegar la selección

Ctrol+N: Convierte la letra en Negrita

Ctrol+S: Activar y desactivar subrayado

Ctrol+X: Cortar la selección

Ctrol+Z: Deshacer el paso previo

Ctrol+D: Alinear a la derecha 

Ctrol+J: Justificar el texto

Ctrol+ Q: Alinear a la izquierda

Ctrol+J: Alinear centrando el texto en la página

Ctrol+P: Imprimir el documento

Ctrol+U: Abrir un documento en blanco

Ctrol+Inicio: Ir al inicio de un documento

Ctrol+Fin: Ir al final de un documento

Esperamos que estos atajos os resulten interesantes y útiles. Parece que no pero se ahorra tiempo!!

Ctrol+Av Pág...siguiente página, es decir, continuará...

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Por Silvia Soriano

One of the most widely used text processing used today in companies and for private life is Word. In spite you can use your mouse to access to certain functions, like open a document, select it to copy or cut, paste it, jump to end or to beginning of a document, align the text in the center, to the left, to the right, etc, we have also the possibility to combine keys for quicker access to those functions, which is very useful if you want to save time, especially if these functions are used frequently.

Maybe at first it may seem complicated to memorize, but we assure you that with practice, this task becomes almost automatic and allows us to streamline so our work that soon we will forget to go looking for in the ribbon or icons with the mouse.
 
Additionally, we would like to remind that the option of combining keys serve not only to work with Word, because Windows allows us to use the same combinations for all office programs such as Excel.

This time, we made a small combination of the most practical and common combinations offered by the Control key, to give shape to our documents and perform other operations:

Ctrl+ A Open the window to look for a saved document

Ctrol+R: Close a document

Ctrl+G: Save (not as a new one, but as an existing yet document)

Ctrl+E: Extend selection to entire document

Ctrl+ C: Copy selected text or object

Ctrl+V:  Paste selected text or object

Ctrol+N: Apply and remove bold

Ctrol+S: Apply or remove underline

Ctrol+X: Cut selected text or object

Ctrol+Z: Undo the last action

Ctrol+D: Right-align paragraph

Ctrol+J: Justify-align paragraph

Ctrol+ Q: Left-align paragraph Ctrol+J:Center-align paragraph Ctrol+P: Print the document Ctrol+U: Open a new document Ctrol+Home: Jump to the beginning of a document Ctrol+End: Jump to end of a document

We really hope that these shortcuts should be interesting and useful for you. Even though it seems unbelievable, we save time!!

Ctrol+Page Up...Extend selection one screen up, is that, to be continued...

Dilbert

M. Revetllat

Dilbert es un ingeniero, inteligente, trabajador y, por encima de todo, buena persona. Su día a día es un continuo zigzagueo entre sus compañeros de trabajo, su inepto jefe, su madre, su poco éxito con las chicas y su cínico perro Dogbert. La empresa está regida por unos directivos a los que nunca se ve, en complicidad con Catbert, el maléfico director de Recursos Humanos. 

Dilbert es un profesional que intenta hacer su trabajo de la mejor manera posible, pero siempre, siempre, las circunstancias le son adversas. 

¿Alguna duda, hasta aquí, que los dibujos animados pueden no ser ingenuos?

Scott Adams se licenció en Economía y Bellas Artes y, durante años, compaginó ambas profesiones. Finalmente, dejó la Pacific Bell para dedicarse a tiempo completo a su personaje Dilbert y a la publicación de libros que, bajo un punto de vista humorístico, muestran el interior de la vida en una gran empresa. 

Las historias contadas por Adams no ofrecen una solución inmediata a los problemas, pues trabajar es necesario y siempre supondrá una carga, y raras veces hay satisfacción por un trabajo realizado de manera individual o en equipo. Pero las reflexiones de Dilbert son de gran profundidad, pese a la aparente sencillez de los dibujos, y su candidez frente a un mundo injusto, es de una divertida ternura.

Y sí, el director de Recursos Humanos es déspota y cruel, pero claro, es que es un gato.

Con ustedes, Dilbert.   

(Puedes añadir subtítulos clicando en el enlace )

El asistente

El empleado virtual

¡Atención, no te relajes! Atenció, no et relaxis! Watch, don't relax!

Por Marisa Rey

¿Alguna vez habéis recibido una llamada anunciándote que eras la persona elegida para el puesto de trabajo al que optabas y te han mencionado una frase a modo de advertencia más o menos como ésta?: “¡Felicidades, ahora ya estás dentro, de ti depende que esto funcione”!. Sin embargo hoy en día muchas empresas no valoran la persona, sino, nada más entrar, la capacidad para adaptarse y aprender el trabajo en un corto periodo de prueba. Con lo que cuesta encontrar trabajo, es muy duro no superar este periodo, así que hay que intentar aprender el máximo en el mínimo tiempo posible, que vean interés y ganas de aprender. Y si no se consigue, porque pueden haber muchos otros condicionantes, quedarse con la experiencia y no dejarnos desmotivar del todo, sino utilizarlo como aprendizaje e impulso para el siguiente empleo.

A menudo las compañías reconsideran los puestos de trabajo, por lo que debemos mantener al día la lista de funciones y que el superior esté al corriente para que valore positivamente la labor desempeñada. En definitiva continuar en darse a conocer. Si se mantiene una reunión de seguimiento, hacer un resumen de la misma, tomar nota de cualquier cambio en nuestra posición y funciones y dar o enviar una copia a los participantes para dejar constancia de los temas. No es una cuestión de confianza, sino de anotar los asuntos tratados para la siguiente reunión, dejando así también constancia de nuestra profesionalidad. 

Es posible que nos reubiquen en la empresa, cambien nuestro superior, compañeros, por lo que, incluso siendo un ascenso, tendremos que gestionar los cambios, adaptarnos de nuevo a la empresa y a la nueva situación. Por ello, aunque ya estemos dentro, tendremos que volver a explicar nuestra experiencia y formación, esta vez sin CV, para que sepan todo lo que podemos ofrecer y que sigan contando con nosotros.

Tenemos que tener siempre presente que aunque tengamos trabajo, hemos de continuar atentos, no relajarnos, ni dejar de cultivar y ampliar la red de contactos, cuidar la marca personal y seguir con la formación.

Alguna vegada heu rebut una trucada anunciant-vos que eres la persona triada per al lloc de treball al que optaves i t'han esmentat una frase a manera d'advertiment més o menys com aquesta?: “Felicitats, ara ja estàs dins, de tu depèn que això funcioni”!. No obstant això avui dia moltes empreses no valoren la persona, sinó, d’entrada, la capacitat per adaptar-se i aprendre el treball en un curt període de prova. Amb el que costa trobar treball, és molt dur no superar aquest període, així que cal intentar aprendre el màxim en el mínim temps possible, que vegin interès i ganes d'aprendre. I si no s'aconsegueix, perquè poden haver-hi molts altres condicionants, quedar-se amb l'experiència i no deixar-nos desmotivar del tot, sinó utilitzar-ho com a aprenentatge i impuls per a la següent feina. 

Sovint les companyies reconsideren els llocs de treball, per la qual cosa hem de mantenir al dia la llista de funcions i que el superior estigui al corrent perquè valori positivament la labor exercida. En definitiva continuar a donar-se a conèixer. Si es manté una reunió de seguiment, fer un resum de la mateixa, prendre nota de qualsevol canvi en la nostra posició i funcions i donar o enviar una còpia als participants per deixar constància dels temes. No és una qüestió de confiança, sinó d'anotar els assumptes tractats per a la següent reunió, deixant així també constància de la nostra professionalitat. 

És possible que ens resituïn en l'empresa, canviïn nostre superior, companys, per la qual cosa, fins i tot sent un ascens, haurem de gestionar els canvis, adaptar-nos de nou a l'empresa i a la nova situació. Per això, encara que ja estiguem dins, haurem de tornar a explicar la nostra experiència i formació, aquesta vegada sense CV, perquè sàpiguen tot el que podem oferir i que segueixin comptant amb nosaltres. 

Hem de tenir sempre present que encara que tinguem treball, hem de continuar atents, no relaxar-nos, ni deixar de conrear i ampliar la xarxa de contactes, cuidar la marca personal i seguir amb la formació.

Have you ever received a phone called announcing you were the person chosen for the job and he/she told you a warning sentence more or less like this?: “Congratulations, you are inside, now it depends on you”! Nevertheless nowadays many companies don’t appreciate the person, however, the capacity to adapt and to learn the work in a short time test. It is very difficult to get a job, so it will be very hard to fail. So, you will try to learn the maximum in the minimum time. You show interest in learning. If you don’t get it, because there maybe other factors, keep the experience and don’t lose all your motivation, otherwise use it as learning and pushing for next employ. 

Companies often reconsider job positions, so we must keep up to date our functions list and our boss must be informed in order to appreciate our work, continuing make our name for ourselves in the company. Whether a follow up meeting is held, we must to summarize it, writing down any change on our position and functions and give or send a copy to meeting participants for making a record of points. It is not a trust matter, only write make known in writing for next meeting, making our professionalism known to others. 

Is it possible we were relocate within the company, our boss, workmates were changed, so that even being a promotion, we must manage changes, adapt the new situation again. Therefore, although we are in, we have to explain our experience and training again, this time without CV. Let them known how we can work, all things we are able to do and they can count on us. 

We have always in mind, in spite of having a job, we have to continue to watch, don’t relax, growing up our network, look after our personal branding and continue with training.