miércoles, 26 de marzo de 2014

Claves para organizar un evento con éxito. Tips for a successful business event.

Por Silvia Soriano

Si estás planeando organizar un evento, hoy en Secretarias 3.0. os proponemos una serie de tips para que vuestro acontecimiento obtenga la repercusión y resultados previstos:
  • Agudiza tu ingenio, sorprende y diferénciate. Haz que tu evento sea recordado. Todos hemos asistido alguna vez a la celebración de una conferencia, una convención, la presentación de un nuevo producto o servicio, etc, pero son los detalles diferenciadores los que perduran en nuestra memoria (un entorno singular, un discurso emotivo, llevar a cabo alguna actividad que implique networking o juegos en grupo, etc)
  • Conoce a tu público para adecuar la forma y contenidos de tu evento y conseguir crear no solo una mayor empatía y proximidad con los asistentes, sino la sensación de que te has preocupado por conocer sus intereses.
  • Establece tus objetivos y planifica tu evento acorde a tu presupuesto, pensando siempre en el retorno de la inversión.
  • Chequea la conectividad WIFI del lugar escogido para la celebración del acontecimiento y a poder ser ofrece el servicio de manera gratuita a los asistentes. 
  • Considera la opción de incluir recursos sostenibles: cada día somos más los que estamos a favor de proteger el medio ambiente, así que seguro que esta iniciativa será muy bien recibida (el envío de la presentación por e-mail o colgar documentación sobre su contenido en  la Intranet, en la nube o en una web específica en lugar de su impresión, sin duda contribuirá a proteger el medio ambiente y además permitirá disponer de dicha información en cualquier momento).
  • Recurre a las redes sociales para difundir y dar publicidad a tu evento, incluso para prolongar su vida tras su finalización.
  • Haz fotografías y grabaciones de tu evento con intervenciones de los asistentes o de aquellos detalles singulares, a fin de compartirlos online con el público asistente.
Finalmente y a modo de ejemplo, os invitamos a visualizar el siguiente vídeo con el discurso que dió Steve Jobs en la Universidad de Standford. ¿Sabéis que ha sido uno de los más visitados en Youtube? Desde luego, escucharlo no deja indiferente...


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If you are planning to organize an event, we give you a few ideas to guarentee the impact and expected results of your event:
  • Sharpen your wits, surprise and be different. Make that your event should be memorable. All of us we have attended sometime to a conference, a convention, a talk presentation of a new product or service, etc, but are the distinguishing details those remain in our memory ( a unique environment, an emotional speech, carry out any activity that involves networking or games in groups, etc)
  • Know your audience to adapt the form and content of your event and get not only create greater empathy and closeness with the attendees, but also the feeling you have worried about knowing their interests.
  • Set your goals and plan your event according to your budget, always thinking about the return of investment. 
  • Check the WIFI connectivity of the venue and be able to offer the service free of charge for the attendees.
  • Consider the option to include sustainable resources: every day we are more of us who are in favor of protecting the environment. So, we are sure that this initiative will be well received (send for instance the presentation by e-mail or hang documentation with its content in the Intranet, in the Cloud or in a specific website, instead of printing lots of documents). It will certainly contribute to be eco friendly and will also offer the possibility to have the info available at any time.   
  • Use social media to spread and publicize your event, even to extend its life after its celebration. 
  • Make photos and recordings of your event with the intervention of the attendees and those unique details, in order to share them online with the audience.
Finally and as an example, we invite you to view the following video with the speech that Steve Jobs gave at Stanford University. Do you know it has been one of the most viewed in Youtube? Certainly, hear it leaves no one indifferent...



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    miércoles, 19 de marzo de 2014

    La Tregua: cuando el Amor entra en la oficina

     M. Revetllat




    Se ha ido san Valentín y pronto llegará la primavera, la época de las flores, del renacimiento de la Naturaleza y del amor. Sabemos que, en muchas ocasiones, pasamos más tiempo con los compañeros de trabajo que con familiares y amigos y que con estos compañeros se comparten alegrías y decepciones, logros y proyectos. ¿Qué ocurre cuando estas relaciones, profesionales y emotivas, se convierten en amor?

    La Tregua es la novela escrita por Mario Benedetti, redactada en forma de diario, con las anotaciones cotidianas del día a día. El protagonista, un hombre viudo, de mediana edad, ve pasar los días en la rutina del trabajo y de unos hijos que, ya adultos, pronto dejarán el hogar. Un día empezará una relación con una de sus compañeras de oficina, más joven que él. Ocultarán su relación a los compañeros de trabajo pero poco a poco la darán a conocer a las personas más íntimas ya que, con el tiempo, el amor entre ellos crecerá. El protagonista iniciará así una renovada vida con ilusión en el presente y para el futuro pero, como ya anuncia el título del libro, será una tregua, un corto espacio de tiempo, pues esta historia de amor tendrá pronto final. 



    La novela fue llevada a la gran pantalla por el director argentino Sergio Renán, llegando a ser la primera película argentina nominada al Oscar a la mejor película extranjera.


    El libro tiene un único punto de vista, el de quien lo escribe día a día, con anotaciones a veces alegres a veces crudamente desesperadas, y la película es una composición coral con unos protagonistas y unos secundarios que fácilmente podemos encuadrar en cualquier ámbito social o laboral.

    Tan real como cualquier drama humano, tan cercano como cualquier entorno de trabajo, La Tregua es una de las muchas experiencias aplicable a cualquier época o lugar. 

    ¿Ocultar la relación o mostrarla abiertamente? ¿Puede perjudicar a los implicados darlo a conocer? ¿Se puede realmente ocultar algo que ocurre entre dos personas, en la pequeña comunidad que conforma una empresa?

    Sin duda es algo que escapa a cualquier manual.   




    miércoles, 12 de marzo de 2014

    Tarjetas para networking. Targetes per networking. Cards for networking.



    Por Marisa Rey


    El de tener o no tarjetas hoy en día en que casi todo está en la red es un debate que puede llevar mucho tiempo. Hay personas que creen que ya no son necesarias y otras que sí y a partir de aquí continúa el debate en cómo tienen que ser según la profesión y el tipo de empresa en la que se trabaja: formales, creativas, con fotografía de la persona, etc.


    Da muy buena imagen tenerlas para intercambiarlas en un curso, seminario o ponencia. Tener contactos puede ser muy útil para obtener información, aprovechar una oportunidad de negocio para captar nuevos clientes, proveedores o incluso también una nueva oportunidad laboral. 

    Si se está buscando trabajo, es absurdo grapar la tarjeta al CV, pero sí se puede engancharla en una carpeta con la documentación que se entrega en la entrevista para reforzar la candidatura. Si se pone una tarjeta en la portada de la carpeta, además de identificarla con el candidato, dará una imagen diferente de los demás, como de un catálogo de la persona, de cómo trabaja, de todo lo que puede realizar. 

    La tarjeta no podrá ser personalizada, ya que ha de servir para intercambiar datos con personas de empresas de todo tipo, pero sí poner los datos genéricos de la persona de contacto y cargo dentro de la compañía, resaltando el e-mail, teléfono directo y/o móvil. A nivel personal no hace falta poner la dirección postal, únicamente nombre, profesión, móvil, e-mail y los datos que interesa para que te encuentren adecuadamente en el mundo 2.0: dirección de Linkedin, blog, web, Twitter, Google+, Facebook. Cuidado con los datos personales que se facilitan, aunque sean personales, han de ser profesionales. 

    Es posible que la tarjeta se guarde o se tire una vez ya se ha establecido el contacto, sin embargo ya habrá cumplido su objetivo: iniciar la comunicación con las personas que interesan a través de las redes profesionales y una vez aquí, cuidar mucho la imagen digital, no se sabe nunca cuándo pueden interesarse por tu empresa o por ti. 


    El de tenir o no targetes avui dia en què gairebé tot està a la xarxa és un debat que pot portar molt temps. Hi ha persones que creuen que ja no són necessàries i unes altres que sí i a partir d'aquí continua el debat en com han de ser segons la professió i el tipus d'empresa en la qual es treballa: formals, creatives, amb fotografia de la persona, etc.

    Dóna molt bona imatge tenir-les per intercanviar-les en un curs, seminari o ponència. Tenir contactes pot ser molt útil per obtenir informació, aprofitar una oportunitat de negoci per captar nous clients, proveïdors o fins i tot també una nova oportunitat laboral. 

    Si s'està buscant feina, és absurd engrapar la targeta al CV, però sí es pot enganxar-la en una carpeta amb la documentació que es lliura en l'entrevista per reforçar la candidatura. Si es posa una targeta en la portada de la carpeta, a més d'identificar-la amb el candidat, donarà una imatge diferent dels altres, com d'un catàleg de la persona, de com treballa, de tot el que pot realitzar.

    La targeta no podrà ser personalitzada, ja que ha de servir per intercanviar dades amb persones d'empreses de tot tipus, però sí posar les dades genèriques de la persona de contacte i càrrec dins de la companyia, ressaltant l'e-mail, telèfon directe i/o mòbil. A l’àmbit personal no fa falta posar l'adreça postal, únicament nom, professió, mòbil, e-mail i les dades que interessa perquè et trobin adequadament al món 2.0: adreça de *Linkedin, blog, web, Twitter, Google+, Facebook. Compte amb les dades personals que es faciliten, encara que siguin personals, han de ser professionals. 

    És possible que la targeta es guardi o es llenci una vegada ja s'ha establert el contacte, no obstant això ja haurà complert el seu objectiu: iniciar la comunicació amb les persones que interessen a través de les xarxes professionals i una vegada aquí, cuidar molt la imatge digital, no se sap mai quan poden interessar-se per la teva empresa o per tu.



    We can debate long time about having business cards, so nowadays it is almost all on the net. There are people who believe cards are not longer needed and others that believe are still useful. We can go on discussing on how cards should be according to job and company: formal, creative, with personal photo, etc. 



    It gives a very good impression to have cards for exchanging in a workshop, seminar or a talk presentation. It can be useful to get information, taking advantage of a business opportunity to obtain new clients, suppliers as well as a new job opportunity. 

    If you are looking for a job, it is not necessary to staple it on CV, but it can be useful to stick on the small cardboard folder with the documentation supplied in the interview in order to strengthen the candidacy. If you put a card on cover, in addition to identifying with the candidate, it will give a different impression from the others, as a personal brochure, on how the candidate can work, all things he/she is able to do.

    Card can’t be customized; it has to be used to exchange information with different business people. You put the general personal dates and position within the company, standing out the e-mail, direct line and/or mobile. On a personal basis it is not necessary write the address, only name, job, mobile, e-mail and information you want anyone find you in an appropriate way inside 2.0 world: LinkedIn, blog, website, Twitter, Google+, Facebook address. Be careful with personal information you give, despite the fact that they are personal, they have to be professionals. 

    You may keep the card or you thrown it out when you make contact. Nevertheless, it has already got the objective: to set up communication with people you are interest in professional net and, take good care of your digital image. You never know when someone will be interested in your company or in you.

    sábado, 8 de marzo de 2014

    Feliz Día Internacional de la Mujer



    Google felicita el día 8 de marzo con un bonito video,
    y nosotras nos unimos al mensaje. 

    Feliz Día Internacional de la Mujer. 



    miércoles, 5 de marzo de 2014

    Manejar interrupciones

    por Maite Lamiel

    Las interrupciones constituyen uno de los ladrones de tiempo más nocivos para nuestra productividad, como Asistentes de Dirección. La clave no está en eliminarlas, ya que es imposible, sino en manejarlas de forma eficiente. Y para manejar las interrupciones nos vamos a centrar en un concepto clave: limitar su duración.

    • Intentemos establecer unos horarios de "máxima productividad" en los cuales podamos centrarnos en nuestro trabajo sin interrupciones. Estos periodos pueden ser de una o dos horas durante la mañana o la tarde, en función del momento en que rindamos mejor. En esos momentos no deberíamos permitir visitas ni llamadas, tampoco atenderemos al mail. Sólo quebrantaremos esta norma si se produce una verdadera emergencia.
    • Si no podemos reservar períodos de tiempo sin ser interrumpidas, limitaremos la duración de las interrupciones. Simplemente anotaremos el tema que nos van a consultar y prometeremos ocuparnos de ello cuando terminemos lo que estamos haciendo.
    • Centrémonos en lo concreto, no le demos conversación a nuestro interlocutor. Debemos tener muy presentes dos cuestiones fundamentales: "qué necesita y para cuándo lo quiere".
    Una idea para manejar las interrupciones es controlarlas, y para ello podemos elaborar una plantilla en Excel, similar a la que mostramos a continuación, mediante la cual anotaremos el tiempo total que empleamos en la realización de una tarea, una vez descontadas esas interrupciones.

    Mantener un registro del tiempo similar al mostrado abajo nos permite conocer los tiempos que dedicamos a las tareas y cuántas interrupciones soportamos a lo largo del día, así como el tiempo total que nos "roban".

    Si partimos de la base de que el conocimiento es poder, cuando tenemos ese conocimiento ajustado acerca de las interrupciones y su incidencia en nuestro trabajo diario, podemos empezar a hacer alguna cosa para reducirlas.


    TAREA HORA HORA IMPREVISTOS TIEMPO
    INICIO FINAL TIPO IMPREVISTO TIEMPO TOTAL
    Convocatoria reunión próximo mes 12:06 12:45 Visitas
    0:24
    Llamadas 0:05
    E-mails
    Otras interrupciones 0:10
    Otros imprevistos