The Great Office War

M. Revetllat

¿Hacen falta palabras?

Enjoy.

El arte de redactar un Acta

Por Silvia Soriano

Entre las funciones que un/a secretari@ puede desempeñar a lo largo de su carrera profesional, se encuentra la de redactar el Acta de una reunión. Desde luego, esto puede suponer una enorme responsabilidad, sin embargo siguiendo una serie de pautas, podemos simplificar mucho esta tarea. No se trata de transcribir palabra por palabra el contenido de una reunión, sino de hacer constar de forma esquematizada los asuntos tratados y los acuerdos adoptados.

Pero ¿por qué son tan importantes las Actas de reunión? 
Las Actas son un documento de carácter oficial y suponen una herramienta muy valiosa para las empresas, porque además de certificar lo acontencido hacen que las reuniones sean más productivas: asignan tareas y responsabilidades entre sus asistentes y permiten hacer un seguimiento de las decisiones y proyectos acordados en posteriores reuniones. Por este motivo, es tan importante la redacción del Acta, como el realizar un seguimiento de las acciones convenidas, ya que de nada sirve que se tomen una serie de decisiones, si después a posteriori éstas no se cumplen.

Pero ¿cómo estructurar el Acta? ¿Qué lenguaje y estilo debemos seguir? ¿Cuándo se deben preparar y enviar? 

Aunque los modelos de Acta pueden ser muy diversos, os detallamos a continuación los puntos que sería ideal que dicho documento recogiera:

1. Datos relativos al contexto e identificación de la reunión:
   
   a.       Nombre de la/s empresa/s que participan en la reunión 
   b.      Número de Acta o sesión 
   c.       Título o tema de la reunión 
   d.      Fecha 
   e.      Hora de inicio y fin 
   f.   Lugar o medio de celebración de la reunión, ya sea presencial como a través de Live Meetings o Call Conferences.
2. Lista de asistentes y ausentes convocados (indicando nombre y apellidos, añadiendo en el caso de los excusados, un breve comentario para conocer el motivo de su ausencia).
3. Nombre del moderador de la reunión o persona que dirige la reunión, así como indicación del nombre del secretari@, que se encargará de la redacción del Acta.
   
4. Orden del día: se indican de forma enumerada o mediante viñetas los puntos a tratar en la reunión del día. Lo habitual es que dichos puntos se acuerden con anterioridad a la reunión, de modo que pueda seguirse un guión en dicho acto. 
5. Aprobación del Acta anterior: al finalizar una reunión y haber preparado el Acta, se suele distribuir tras su aprobación dicho documento entre los asistentes, sin embargo si fuera el caso de ser necesaria alguna enmienda, este punto podría tratarse y hacerse constar en este momento. 
6. Desarrollo de los puntos a exponer: la redacción del acta resulta conveniente hacerla de forma esquemática y concisa, seleccionado y sintetizando las intervenciones y comentarios más destacados. Se aconseja para la redacción el uso del presente de indicativo, a excepción del momento en que se haga alusión a algún hecho acontecido en el pasado o a producirse en el futuro. También el tratamiento de la persona designada para la redacción del acta deberá ser impersonal y neutro, haciendo uso de la tercera persona del singular. Por ejemplo, al plasmar una intervención, haríamos uso de expresiones tales como: el Presidente considera, expone, propone, responde, interviene, etc. 
7. Acuerdos y conclusiones: se trata de hacer un resumen de las conclusiones y acuerdos aprobados. Podría darse el caso de que este punto y el anterior se fundieran en uno solo, si los acuerdos o decisiones quedaran especificados al final de cada tema tratado. 
8. Fórmula de cierre de la reunión: reunión:
   
   a.    Se deja constancia de cuándo finaliza la reunión
   b.  Se aconseja acordar la fecha de la próxima reunión. 
   c.    Firma del secretari@ dando fe del Acta (situada en la parte izquierda del documento) y el visto bueno del responsable de la reunión (a su derecha). También podría darse el caso de que el documento fuera firmado por todos los asistentes, a fin de refrendar los temas y puntos acordados.

Una vez finalizada la reunión, es aconsejable preparar el Acta lo antes posible, aprovechando que tenemos toda la información fresca en la mente, se enviará el borrador del Acta al responsable de la reunión para su revisión y una vez obtenida su aprobación, será distribuida entre los miembros asistentes de la reunión.

Está claro que el diseño o formato del Acta puede variar de una empresa a otra, ya sea incluso por la propia actividad de la empresa, sin embargo, si no sabes qué estructura seguir, te recomendamos que con anterioridad a la celebración de la reunión, crees tu propia plantilla (Word te ofrece varios modelos) o busques ejemplos de actas anteriores en la empresa donde trabajas, para seguir el modelo y que así la tarea te resulte más sencilla en el momento en que te toque tomar notas para su preparación.

Como verás no es tanto el arte que se necesita para preparar un Acta, sino planificación y práctica...

Entrevista

M. Revetllat

¿Te preparas lo suficiente una entrevista de trabajo?

¿Te informas en profundidad sobre la empresa contratante?

¿Y sobre el puesto de trabajo?

Aquí tienes un video que muestra los riesgos de no hacerlo. 

Enjoy. 

¡Cuidado!: Tu papelera habla

Magda Revetllat

El periódico económico Cinco Días publicó en una ocasión una curiosa circunstancia: en una oficina dejaron un documento en el fax, listo para ser enviado al día siguiente, era un presupuesto que se enviaría para optar a ser proveedores de una gran empresa. A la hora de cerrar los empleados se fueron pero… se olvidaron del gato. En el recinto se alojaba un gato que se encargaba de caza nocturna de ocasionales "visitantes"y esa noche pasó andando por encima del fax, de manera que lo accionó y el documento se envió al último número que el aparato tenía registrado. La mala suerte fue que la información sobre el presupuesto llegó hasta la competencia. 

Ejemplos de información fugada los hay a miles, son causados por la fatalidad, por descuido o, directamente, por prácticas deshonestas. 

Por regla general, tanto en los centros de enseñanza de negocios como en las propias empresas, se advierte de la importancia de la confidencialidad: no se habla de nuevas áreas de negocio fuera de la empresa, ningún documento puede salir de ella, incluso los emails y las llamadas pueden ser restringidos dentro del ámbito laboral. En cuanto a la documentación escrita, o bien la empresa cuenta  con aparatos para su destrucción o se confía a empresas de reciclaje que entregan un documento conforme todo se ha destruido. ¿Es necesario recordar la película Erin Brockovich para constatar la importancia de la eliminación de la documentación comprometedora? ¿O los casos del espionaje "de altos vuelos", en el que varias personas se infiltran en el avión, para escuchar las conversaciones  del equipo enviado a una importante negociación?

Por supuesto que existen actualmente métodos para falsificar documentación, de hecho han existido siempre como muestra la película Catch me if you can, pero se trata de no ponerlo fácil con la práctica de una simple rutina:

· Nunca dejar armarios o archivos abiertos si vamos a ausentarnos de la oficina

· Igualmente por lo que respecta al ordenador

· Si es una oficina abierta al público, cuidado con el material que se deja sobre la mesa

· Cuidado con lo que olvidamos en la impresora, la fotocopiadora o el fax… sobretodo si la empresa tiene a un gato en nómina

· Nunca entregar sobres, facturas o cartas con logotipo en blanco, ya que pueden ser usados para usurpar la identidad de la empresa

· Cuidado a quien enviamos un email. Aquí conviene revisitar las tribulaciones de la protagonista del libro de Allison Pearson. 

· Y… ¡Cuidado!: Tu papelera habla 

Y si no lo crees puedes ver a continuación Ladies Who Do, una simpática comedia británica en la que un grupo de empleadas de la limpieza recolectan todo lo que se ha tirado a la papelera, y los resultados son  sorprendentes.

Enjoy.  

Vampiros emocionales

Por Maite Lamiel

Las emociones son contagiosas, y esto tiene su lado bueno y su lado malo. El lado bueno es que las personas positivas y alegres nos contagian su vitalidad. El lado  malo es que hay personas que hacen justo lo contrario: nos agotan. Son las personas tóxicas, los vampiros emocionales.

Para tratar con personas así es importante tener en cuenta una primera cuestión: la gente no cambia. Hagamos lo que hagamos, no vamos a poder cambiar su forma de ser. Aceptar esto contribuirá a elevar nuestro nivel de tolerancia, y a centrarnos en tomar medidas que sí sean efectivas para protegernos de los vampiros emocionales.

Vamos a ver algunas de las estrategias que pueden adoptar estas personas, y cómo hacerles frente:

• Enfados desproporcionados. Todo el mundo tiene derecho a enfadarse, pero hay personas que utilizan el enfado como medida de presión para conseguir sus objetivos.

• Solución: actúa asertivamente, no permitas que te griten ni te falten al respeto. Abandona la conversación si esa persona no se calma.

• Chantaje emocional. Es una forma clara de intento de manipulación que utiliza el sentimiento de culpa o la necesidad que tenemos todas las personas de sentirnos valoradas. Si te sientes culpable por negar algo a alguien, o te incomoda tener que dar una respuesta determinada, es probable que estés siendo víctima de un chantaje emocional.

• Solución: mantente seguro de tí mismo. Si la otra persona tiene derecho a pedirte alguna cosa, tú también tienes derecho a negarte a ello. Si es necesario, utiliza la técnica del disco rayado: repetir una y otra vez tu negativa. 

• Comentarios negativos. Hay personas que siempre encuentran el lado negativo a cualquier propuesta que hagamos, o a cualquier cosa que se les cruce por delante.

• Solución: en esta vida todo tiene su lado positivo y su lado negativo. Estas personas pueden ofrecernos un repaso de ese lado negativo, y eso podemos aprovecharlo. Pero no nos quedemos ahí, que su aportación nos sirva de contrapunto, pero no de tope.

Una última cuestión a tener en cuenta es que nosotros podemos modificar nuestro estado emocional siempre que lo deseemos.

Busca canciones que te animen, y asegúrate de poder escucharlas en los momentos en que lo necesites. Aprende técnicas de relajación y respiración que te ayuden a mantenerte en un buen tono. Haz una recopilación de historias inspiradoras que puedas repasar cuando necesites tener una emoción activadora. Date un paseo, o haz ejercicio físico, o ponte un fondo de pantalla alegre en el ordenador...

En definitiva: busca los estímulos que te hacen sentir bien, y ponlos en tu vida cuando lo necesites.

Sorry?

Por Marisa Rey

No hay discusión sobre la importancia de saber idiomas, especialmente inglés, para cualquier trabajo, profesión e incluso a nivel personal cuando viajamos o queremos conectar con personas de diferentes países. Anhelamos mejorar el idioma que un día dejamos o aprender uno nuevo, sin embargo, por diversas circunstancias, no siempre podemos. Por ello, para todas aquellas personas que deban pasar una llamada o tomar nota de un mensaje, les facilitamos las frases más recurrentes para que poco a poco vayan adquiriendo confianza para retomar el inglés olvidado.

No hi ha discussió sobre la importància de saber idiomes, especialment anglès, per a qualsevol treball, professió i fins i tot en l’àmbit personal quan viatgem o volem connectar amb persones de diferents països. Anhelem millorar l'idioma que un dia vam deixar o aprendre un de nou. No obstant això, per diverses circumstàncies, no sempre podem. Per aquest motiu, per a totes aquelles persones que hagin de passar una trucada o prendre nota d'un missatge, els facilitem les frases més recurrents perquè a poc a poc vagin adquirint confiança per reprendre l'anglès oblidat.

(Nombre de la empresa), ¿puedo ayudarle? (Nom de l’empresa), ¿puc ajudar-lo?

(Company name), Can I help you?

Buenos días, el Sr./a xxxx, por favor? Bon dia, el Sr./a xxxx, si us plau?

Good morning, can I speak to Mr./Mrs. Xxxx, please?

Quisiera hablar con xxxx. Voldria parlar amb xxxx

I would like to speak to xxx, please

¿De parte de quién? De part de qui?

Who is calling, please?

De parte del Sr./ de la Sra xxxx. De part del Sr./de la Sra. xxxx

This is Mr. Xxxx

¿De qué empresa? De quina empresa?

From which Company?

¿Puede deletreármelo, por favor? Pot lletrejar-m’ho, si us plau?

Can you spell it, please? 

¿Desde dónde llama (ciudad, país)? Des d’on truca (ciutat, país)?
Where is your company from?

¿A qué se dedica su empresa? A què es dedica la seva empresa?
What type of company is it?

¿De qué se trata, por favor? De què es tracta, si us plau?
What is it about, please?

Le paso, no cuelgue por favor. Li passo, no pengi si us plau.

I'll put you through, please hold on.

Lo siento, el Sr./a xxx está ocupado/a, está comunicando.

Ho sento, el Sr./la Sra.  Xx/ està ocupat/ocupada.

I’m afraid Mr./Mrs is busy/speaking  on the other line.

¿Puede esperar o llamará más tarde? Pot esperar o trucarà més tard?

Can you hold on or will you call back later?

Lo siento, pero nadie responde. Ho sento, però ningú respon.

I’m sorry but there’s no reply. 

Lo siento, no estará hasta mañana. Ho sento, no hi serà fins demà.

I’m afraid he/she’ll be out all morning. 

No le puede atender ahora, está en una reunión/vacaciones/enfermo-enferma.

No el pot atendre ara, està en una reunió/vacances/malalt-malalta.

He/She’s not available at the moment, he/she's in a meeting/on holiday/ill.

No ha llegado todavía. No ha arribat encara.

He/She has not arrived yet.

Me temo que hoy no está en la oficina. Em temo que avui no està a l’oficina.

I’m afraid he/she’s not in today.

Lo siento, no está en la oficina. Ho sento, no està a l’oficina.

I’m afraid he/she isn’t in at the moment.

¿Quiere volver a llamar? Vol tornar a trucar?

Would you like to call back later?

¿Desea dejar un mensaje? Vol deixar un missatge?

Would you like to leave a message?

¿Le puedo dejar un mensaje? Li puc deixar un missatge?

Can I give him/her a message?

¿Me da su número de teléfono? Em dóna el seu número de telèfon?

Can you give me your telephone number, please?
May I have your telephone number, please?

El Sr/a. Xxx le llamará cuando vuelva. El Sr./La Sra. Xx li trucarà quan torni.

Mr./Mrs XX will call you when he/she comes back.

Le haré llegar su mensaje. Li faré arribar el seu missatge.

I will give him/her your message.

Gracias por su atención. Mercès per la seva atenció.

Thank you for your attention.

De nada/no hay de qué. De res.

You are welcome/don’t mention it.