El arte de redactar un Acta

Por Silvia Soriano

Entre las funciones que un/a secretari@ puede desempeñar a lo largo de su carrera profesional, se encuentra la de redactar el Acta de una reunión. Desde luego, esto puede suponer una enorme responsabilidad, sin embargo siguiendo una serie de pautas, podemos simplificar mucho esta tarea. No se trata de transcribir palabra por palabra el contenido de una reunión, sino de hacer constar de forma esquematizada los asuntos tratados y los acuerdos adoptados.

Pero ¿por qué son tan importantes las Actas de reunión? 
Las Actas son un documento de carácter oficial y suponen una herramienta muy valiosa para las empresas, porque además de certificar lo acontencido hacen que las reuniones sean más productivas: asignan tareas y responsabilidades entre sus asistentes y permiten hacer un seguimiento de las decisiones y proyectos acordados en posteriores reuniones. Por este motivo, es tan importante la redacción del Acta, como el realizar un seguimiento de las acciones convenidas, ya que de nada sirve que se tomen una serie de decisiones, si después a posteriori éstas no se cumplen.

Pero ¿cómo estructurar el Acta? ¿Qué lenguaje y estilo debemos seguir? ¿Cuándo se deben preparar y enviar? 

Aunque los modelos de Acta pueden ser muy diversos, os detallamos a continuación los puntos que sería ideal que dicho documento recogiera:

1. Datos relativos al contexto e identificación de la reunión:
   
   a.       Nombre de la/s empresa/s que participan en la reunión 
   b.      Número de Acta o sesión 
   c.       Título o tema de la reunión 
   d.      Fecha 
   e.      Hora de inicio y fin 
   f.   Lugar o medio de celebración de la reunión, ya sea presencial como a través de Live Meetings o Call Conferences.
2. Lista de asistentes y ausentes convocados (indicando nombre y apellidos, añadiendo en el caso de los excusados, un breve comentario para conocer el motivo de su ausencia).
3. Nombre del moderador de la reunión o persona que dirige la reunión, así como indicación del nombre del secretari@, que se encargará de la redacción del Acta.
   
4. Orden del día: se indican de forma enumerada o mediante viñetas los puntos a tratar en la reunión del día. Lo habitual es que dichos puntos se acuerden con anterioridad a la reunión, de modo que pueda seguirse un guión en dicho acto. 
5. Aprobación del Acta anterior: al finalizar una reunión y haber preparado el Acta, se suele distribuir tras su aprobación dicho documento entre los asistentes, sin embargo si fuera el caso de ser necesaria alguna enmienda, este punto podría tratarse y hacerse constar en este momento. 
6. Desarrollo de los puntos a exponer: la redacción del acta resulta conveniente hacerla de forma esquemática y concisa, seleccionado y sintetizando las intervenciones y comentarios más destacados. Se aconseja para la redacción el uso del presente de indicativo, a excepción del momento en que se haga alusión a algún hecho acontecido en el pasado o a producirse en el futuro. También el tratamiento de la persona designada para la redacción del acta deberá ser impersonal y neutro, haciendo uso de la tercera persona del singular. Por ejemplo, al plasmar una intervención, haríamos uso de expresiones tales como: el Presidente considera, expone, propone, responde, interviene, etc. 
7. Acuerdos y conclusiones: se trata de hacer un resumen de las conclusiones y acuerdos aprobados. Podría darse el caso de que este punto y el anterior se fundieran en uno solo, si los acuerdos o decisiones quedaran especificados al final de cada tema tratado. 
8. Fórmula de cierre de la reunión: reunión:
   
   a.    Se deja constancia de cuándo finaliza la reunión
   b.  Se aconseja acordar la fecha de la próxima reunión. 
   c.    Firma del secretari@ dando fe del Acta (situada en la parte izquierda del documento) y el visto bueno del responsable de la reunión (a su derecha). También podría darse el caso de que el documento fuera firmado por todos los asistentes, a fin de refrendar los temas y puntos acordados.

Una vez finalizada la reunión, es aconsejable preparar el Acta lo antes posible, aprovechando que tenemos toda la información fresca en la mente, se enviará el borrador del Acta al responsable de la reunión para su revisión y una vez obtenida su aprobación, será distribuida entre los miembros asistentes de la reunión.

Está claro que el diseño o formato del Acta puede variar de una empresa a otra, ya sea incluso por la propia actividad de la empresa, sin embargo, si no sabes qué estructura seguir, te recomendamos que con anterioridad a la celebración de la reunión, crees tu propia plantilla (Word te ofrece varios modelos) o busques ejemplos de actas anteriores en la empresa donde trabajas, para seguir el modelo y que así la tarea te resulte más sencilla en el momento en que te toque tomar notas para su preparación.

Como verás no es tanto el arte que se necesita para preparar un Acta, sino planificación y práctica...