Claves para organizar un evento con éxito. Tips for a successful business event.

Por Silvia Soriano

Si estás planeando organizar un evento, hoy en Secretarias 3.0. os proponemos una serie de tips para que vuestro acontecimiento obtenga la repercusión y resultados previstos:

• Agudiza tu ingenio, sorprende y diferénciate. Haz que tu evento sea recordado. Todos hemos asistido alguna vez a la celebración de una conferencia, una convención, la presentación de un nuevo producto o servicio, etc, pero son los detalles diferenciadores los que perduran en nuestra memoria (un entorno singular, un discurso emotivo, llevar a cabo alguna actividad que implique networking o juegos en grupo, etc)
• Conoce a tu público para adecuar la forma y contenidos de tu evento y conseguir crear no solo una mayor empatía y proximidad con los asistentes, sino la sensación de que te has preocupado por conocer sus intereses.
• Establece tus objetivos y planifica tu evento acorde a tu presupuesto, pensando siempre en el retorno de la inversión.
• Chequea la conectividad WIFI del lugar escogido para la celebración del acontecimiento y a poder ser ofrece el servicio de manera gratuita a los asistentes. 
• Considera la opción de incluir recursos sostenibles: cada día somos más los que estamos a favor de proteger el medio ambiente, así que seguro que esta iniciativa será muy bien recibida (el envío de la presentación por e-mail o colgar documentación sobre su contenido en  la Intranet, en la nube o en una web específica en lugar de su impresión, sin duda contribuirá a proteger el medio ambiente y además permitirá disponer de dicha información en cualquier momento).
• Recurre a las redes sociales para difundir y dar publicidad a tu evento, incluso para prolongar su vida tras su finalización.
• Haz fotografías y grabaciones de tu evento con intervenciones de los asistentes o de aquellos detalles singulares, a fin de compartirlos online con el público asistente.

Finalmente y a modo de ejemplo, os invitamos a visualizar el siguiente vídeo con el discurso que dió Steve Jobs en la Universidad de Standford. ¿Sabéis que ha sido uno de los más visitados en Youtube? Desde luego, escucharlo no deja indiferente...

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If you are planning to organize an event, we give you a few ideas to guarentee the impact and expected results of your event:

• Sharpen your wits, surprise and be different. Make that your event should be memorable. All of us we have attended sometime to a conference, a convention, a talk presentation of a new product or service, etc, but are the distinguishing details those remain in our memory ( a unique environment, an emotional speech, carry out any activity that involves networking or games in groups, etc)
• Know your audience to adapt the form and content of your event and get not only create greater empathy and closeness with the attendees, but also the feeling you have worried about knowing their interests.
• Set your goals and plan your event according to your budget, always thinking about the return of investment. 
• Check the WIFI connectivity of the venue and be able to offer the service free of charge for the attendees.
• Consider the option to include sustainable resources: every day we are more of us who are in favor of protecting the environment. So, we are sure that this initiative will be well received (send for instance the presentation by e-mail or hang documentation with its content in the Intranet, in the Cloud or in a specific website, instead of printing lots of documents). It will certainly contribute to be eco friendly and will also offer the possibility to have the info available at any time.   
• Use social media to spread and publicize your event, even to extend its life after its celebration. 
• Make photos and recordings of your event with the intervention of the attendees and those unique details, in order to share them online with the audience.

Finally and as an example, we invite you to view the following video with the speech that Steve Jobs gave at Stanford University. Do you know it has been one of the most viewed in Youtube? Certainly, hear it leaves no one indifferent...

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