Manejar interrupciones

por Maite Lamiel

Las interrupciones constituyen uno de los ladrones de tiempo más nocivos para nuestra productividad, como Asistentes de Dirección. La clave no está en eliminarlas, ya que es imposible, sino en manejarlas de forma eficiente. Y para manejar las interrupciones nos vamos a centrar en un concepto clave: limitar su duración.

• Intentemos establecer unos horarios de "máxima productividad" en los cuales podamos centrarnos en nuestro trabajo sin interrupciones. Estos periodos pueden ser de una o dos horas durante la mañana o la tarde, en función del momento en que rindamos mejor. En esos momentos no deberíamos permitir visitas ni llamadas, tampoco atenderemos al mail. Sólo quebrantaremos esta norma si se produce una verdadera emergencia.

• Si no podemos reservar períodos de tiempo sin ser interrumpidas, limitaremos la duración de las interrupciones. Simplemente anotaremos el tema que nos van a consultar y prometeremos ocuparnos de ello cuando terminemos lo que estamos haciendo.

• Centrémonos en lo concreto, no le demos conversación a nuestro interlocutor. Debemos tener muy presentes dos cuestiones fundamentales: "qué necesita y para cuándo lo quiere".

Una idea para manejar las interrupciones es controlarlas, y para ello podemos elaborar una plantilla en Excel, similar a la que mostramos a continuación, mediante la cual anotaremos el tiempo total que empleamos en la realización de una tarea, una vez descontadas esas interrupciones.

Mantener un registro del tiempo similar al mostrado abajo nos permite conocer los tiempos que dedicamos a las tareas y cuántas interrupciones soportamos a lo largo del día, así como el tiempo total que nos "roban".

Si partimos de la base de que el conocimiento es poder, cuando tenemos ese conocimiento ajustado acerca de las interrupciones y su incidencia en nuestro trabajo diario, podemos empezar a hacer alguna cosa para reducirlas.

TAREA	HORA	HORA	IMPREVISTOS		TIEMPO
	INICIO	FINAL	TIPO IMPREVISTO	TIEMPO	TOTAL
Convocatoria reunión próximo mes	12:06	12:45	Visitas		0:24
			Llamadas	0:05
			E-mails
			Otras interrupciones	0:10
			Otros imprevistos