El medio de pago (tarjetas de crédito) como garantía de seguridad en los viajes de negocios

Silvia Soriano
Un gran número de viajeros de negocios desconoce el alcance de las coberturas que les ofrecen sus empresas, a través de los seguros que contratan.

Teniendo en cuenta que estamos hablando de vidas humanas y que el traslado de nuestros empleados tiene por objetivo continuar con la labor empresarial y hacer crecer a la compañía, es fundamental garantizar la seguridad de nuestro personal en sus desplazamientos, así como el analizar las necesidades particulares de cada compañía y la tipología de sus viajes.

Además no hay que olvidar que cada país de destino tiene una realidad sociocultural distinta, que exige unos protocolos de seguridad que no son equiparables ni homologables con los que nos encontramos en España.

Aquí es donde surge un sector sin reconocimiento y es labor del Travel Manager o Gestor de viajes la de identificar las necesidades que deben cubrirse, negociar las coberturas idóneas y comunicar internamente en la compañía los productos contratados, ya que además el aportar dicha información, implicará un mayor grado de satisfacción por parte del empleado, al saber que la empresa se preocupa por su seguridad.

    El Travel Manager tiene que tener la habilidad necesaria para sensibilizar en la empresa sobre la importancia de la vida humana y de los riesgos que conllevan los viajes de negocios. Y para ello hay que hacer un análisis del panorama actual en la contratación de viajes:

1. Hoy en día la prioridad en materia de viajes es el ahorro, que se enfoca mediante la selección de proveedores estratégicos (hacia la agencia de viajes, hoteles, compañías aéreas, renting de vehículos, etc).  
2. En cambio, la seguridad y satisfacción del viajero de negocios, no se gestiona con la misma prioridad.
3. Para calibrar y gestionar de manera eficaz el programa de viajes empresariales, tiene que existir una política de viajes en la compañía, para su control y optimización. 
   

Entonces, ¿cómo podemos argumentar que la contratación de seguros de viajes es importante? Mediante el medio de pago, es decir, las tarjetas de crédito mediante las cuales facturamos los viajes de negocios. La negociación con nuestras entidades bancarias en la contratación de tarjetas de crédito (medios de pago) pueden suponer un ahorro de costes directo y cuantificable, puesto que:    

• La empresa evitaría la necesidad de contratar una póliza de asistencia específica para el viaje. Con la globalización, hay muchas empresas que están apostando por abrir nuevos mercados e iniciando nuevos  proyectos de expansión en países de gran riesgo, ya sea sanitario, debido a su legislación, por conflictos bélicos, accidentes, secuestros, etc.

• Pueden producirse costes económicos añadidos al riesgo, que repercuten en la imagen de empresa y también hacia el cliente interno, los empleados.

•  Hay países cuya legislación puede exigir el pago de un coste si se comete alguna infracción en lo que respecta a la seguridad de nuestros empleados. Está demostrado que el viajero de negocios padece stress por la falta de información que existe ante una incidencia o un accidente imprevistos.

 ¿Qué coberturas ofrecen los medios de pago?

•  Cobertura de la persona que viaja (no solo del empleado, sino de todo aquel cuyo viaje haya sido sufragado haciendo uso de la misma cuenta de viajes). Entre las coberturas tendríamos la asistencia sanitaria, administración de medicamentos, traslado del enfermo o fallecido al centro sanitario o al domicilio habitual, si se prolonga la estancia debido a un accidente o enfermedad quedarían cubiertos los gastos extras derivados de la estancia adicional, traslado de familiares, etc. 
• Cobertura por reclamación de equipaje: La aseguradora cubriría los gastos de la pérdida o demora en la entrega de maletas. El medio de pago asegura el reembolso de la cantidad adelantada. También se podría obtener una cobertura por la pérdida de documentos (tarjetas de crédito, visados, etc).
• Cobertura por la demora en la salida del medio de transporte, previa presentación de las facturas. Cobertura por la demora en la llegada del medio de transporte o por la cancelación o anulación del medio de transporte. 
• Gastos derivados de la anulación del viaje producidos por enfermedad, fallecimiento, accidentes o convocatoria obligatoria del viajero ante un Tribunal, daños en el domicilio (robos, incendios, etc).

Principales tipos de Seguros: 

• Seguro de Accidente en el medio de transporte: comprende cualquier incidencia sufrida en el traslado, desde que se sale del domicilio hasta el destino.
• Seguro 24 horas: seguro de accidente en destino. Por ejemplo, que al salir del hotel se sufra un atropello. 
• Seguros por gastos médicos, quirúrgicos, etc 
•  Retraso de cancelación de vuelos, pérdida de vuelos en conexión, de equipajes, etc.

¿Cómo negociar el Medio de Pago?

Con el objetivo de negociar las coberturas más adecuadas para la compañía, el Travel Manager debería procurar una comunicación interna entre los distintos departamentos que están involucrados en la gestión de contratación de viajes, fundamentalmente del Departamento Financiero y del de Recursos Humanos. Podríamos sumar aquí otros departamentos, como el de Asesoría Jurídica, ya que el Travel Manager no suele tener conocimientos jurídicos y siempre resulta favorable que expertos en la compañía revisen las cláusulas del acuerdo con el Medio de pago. En definitiva, es importante fomentar que los distintos departamentos se involucren y se comuniquen para mejorar los resultados. En la intercomunicación entre estas diversas secciones de la compañía, sentaremos las bases necesarias para elaborar un patrón y pedir una propuesta de seguro de viaje a la entidad bancaria.

Aquí es dónde se hace necesario el crear un pliego de las condiciones que deben quedar especificadas. Al respecto, la empresa reflejaría su actividad, el volumen de viajeros (número de cuentas de viaje), la aplicación geográfica de los viajes, la previsión estimada de viajes anual, los requisitos, condiciones y plazos de entrega.

Una vez cerrado todo el proceso, deberá existir una comunicación fluida tanto interna, con el empleado para que esté informado de sus coberturas y procedimientos al respecto de las incidencias que pudieran producirse en sus viajes, como externa, entre la agencia de viajes, el medio de pago y entre departamentos.  Cuanta mayor sea la comunicación y previsión, mejores resultados se obtendrán.

A la hora de comunicar al empleado la contratación de un seguro de viaje de negocios, existen diversos canales: 

• Portal de viajes, que resulta muy práctica y económica, por la información bidireccional que se consigue, ya que permite crear etiquetas con un apartado con encuestas, buzón de sugerencias, información práctica, documentación estableciendo el protocolo de actuación en caso de accidente, etc.
• Intranet propia de la empresa, que complementaría la anterior.
• Mailing, que a pesar de ser el medio más utilizado, es el menos recomendable, puesto que puede romperse la cadena en el envío de la información.

A través de cualquiera de estos medios, comunicaremos al cliente interno, los datos de contacto con la aseguradora, el alcance de las coberturas, las cantidades asignadas, cómo tramitar reclamaciones y qué documentación aportar, las personas aseguradas, etc.

En conclusión, tenemos que para gestionar de manera eficaz la seguridad de nuestros viajes corporativos, será imprescindible sensibilizar, convencer, involucrar y comunicar.