¿Cómo organizar y preparar nuestra participación como expositores en una Feria?

Silvia Soriano Muniente

Una correcta planificación de la participación de nuestra empresa como expositora en una feria es fundamental para alcanzar los objetivos que se pretenden, por lo que deberemos hacer un análisis previo de los puntos a valorar.

Lo primero que deberemos considerar a la hora de decidir si participamos o no en una feria, es conocer el prestigio con el que ésta cuenta, ya que el asistir, no solo comporta una inversión económica importante para la compañía, sino también una inversión en recursos (por ejemplo de personal en el stand). También será necesario concretar de qué modo participaremos (cuántos metros tendrá nuestro stand, si seleccionaremos uno de los tipos de stand que nos ofrece la organización o si contrataremos un diseño de stand personalizado, etc), qué actividades llevaremos a cabo (si haremos promociones, publicidad, conferencias, etc) y qué objetivos queremos lograr.

Las ferias y salones profesionales son una herramienta extraordinaria de marketing porque:

• Refuerzan nuestro branding corporativo al estar presentes en una feria prestigiosa en el sector.
• Favorecen el contacto con nuestra cartera de clientes, aumentando la posibilidad de captar nuevos pedidos.
• Permiten presentar nuestros productos novedad en el sector.
• Facilitan el contacto con clientes potenciales, así como con proveedores en un período de tiempo breve y en un espacio reducido.
• Proporcionan información sobre la situación en el sector y sobre nuestra competencia.

Una vez que hayamos decidido asistir a una feria, solicitaremos toda la documentación a la organización. Hoy en día toda esta gestión es posible realizarla vía online y ya no es necesario el que nos remitan la documentación por Correo ordinario, lo que supone además un beneficio económico y para el medio ambiente. Las principales instituciones feriales presentan recursos en su portal web que permiten descargarse el catálogo completo de expositores (para contratar muebles, decoración, suministro eléctrico, transporte de los productos a exponer, contratación de servicios tecnológicos, etc), así como se tiene a disposición la normativa relativa a las exposiciones y los documentos que precisan ser cumplimentados para nuestra inscripción como expositores.

Una vez dispongamos de la información, será el momento de escoger la ubicación de nuestro stand. Lo más aconsejable para hacernos visibles, será ubicarnos en el pabellón principal, cerca de las puertas de acceso o en los cruces de las calles centrales. Nuestros vecinos próximos también repercutirán en la afluencia de público que tenga nuestro stand, pues de estar situados junto a empresas de gran reconocimiento en el sector, potenciaremos mayor número de visitas en nuestro stand.

En nuestro booth, contaremos con recursos humanos para atender a nuestros clientes, principalmente nuestro equipo de Fuerza de Ventas, pero también podremos contratar el servicio de azafatas y traductores.

Finalmente, una vez iniciado el evento, será muy conveniente la solicitud de business cards de las visitas que recibamos (para crear nuestra base de datos de vuelta a la oficina), así como el generar un registro en el que hagamos constar el tipo de actividad de nuestra visita, la documentación que se ha podido entregar, el comercial que le ha atendido, así como alguna información relativa a los productos por los que se haya interesado, para poder hacer un seguimiento a posteriori y remitir documentación completa, catálogos, ofertas, etc personalizadas.

Esperamos que con estos tips, nuestra experiencia os sirva para tener un gran éxito en vuestra próxima participación como expositores.